Amén de la preocupación por todo el sistema global de evaluación (evaluación continua o formativa) la UNED, desde su creación en 1972, ha venido cuidando hasta el extremo los procesos de evaluación presencial (sumativa), organizando a lo largo de cada año tres convocatorias de Pruebas Presenciales (febrero, junio y septiembre) que todos los alumnos que siguen los estudios reglados realizan en los Centros Asociados de la Universidad, ubicados a lo largo y ancho de la geografía española así como más allá de las fronteras del país. Durante las semanas que duran estas pruebas presenciales, todos los alumnos pueden examinarse de las materias de las que se matricularon y han de hacerlo, sea en el Centro Asociado que sea o en el espacio indicado para ello, el mismo día y a la misma hora (excepción hecha de los exámenes en el extranjero por lógicas cuestiones del cambio horario).
La UNED se esfuerza desde sus inicios por mantener la calidad del sistema de pruebas presenciales, cuidando todos los aspectos que lo integran y garantizando los niveles de exigencia propios de los estudios universitarios. El prestigio de la Universidad y la credibilidad de los títulos de la UNED tienen gran base en el histórico buen funcionamiento del sistema de pruebas presenciales. Bueno será recordar cómo se venía desarrollando este proceso años atrás.
Desde siempre, cada curso académico, el alumno dispone de dos oportunidades de examen a lo largo del año para cada una de las asignaturas. De las asignaturas del primer cuatrimestre (así como de la primera mitad o primer parcial de las anuales) se podrá examinar en enero-febrero y si suspendiera (o no se presenta) en septiembre.
De las asignaturas del segundo cuatrimestre (así como de la segunda mitad o segundo parcial de las anuales) se podrá examinar en mayo-junio y si suspendiera (o no se presenta) en septiembre.
| CONVOCATORIA | PERIODO | ASIGNATURAS | |||
|---|---|---|---|---|---|
| enero-febrero | 1ª y 2ª semana | anuales y/o primer semestre | |||
| mayo-junio | 1ª y 2ª semana | anuales y/o segundo semestre | |||
| septiembre | 1 semana | anuales, primer y segundo semestre |
Las convocatorias de enero-febrero y de mayo-junio se denominan convocatorias ordinarias, y la de septiembre se denomina “convocatoria extraordinaria en septiembre”. En las convocatorias de exámenes de Grado en enero-febrero, y mayo-junio, en los Centros Asociados en España hay dos semanas de exámenes, con una semana intermedia sin exámenes entre ambas. Una primera semana de exámenes (a finales de enero, y a finales de mayo respectivamente), una semana intermedia sin exámenes, y una segunda semana de exámenes (a primeros de febrero y primeros de junio respectivamente).
El estudiante podrá optar por presentarse a examen en la primera semana o en la segunda semana (o también, por ejemplo, hacer 3 asignaturas en la primera semana y 2 en la segunda semana). Sin comunicarlo previamente, el alumno acudirá al examen el día de la semana que decida. Pero, obviamente, no puede presentarse al examen de una misma asignatura en las dos semanas.
Los exámenes de la UNED se realizan en los Centros Asociados. Es el Centro Asociado el que fija el lugar de examen, por ello, debe ponerse en contacto con ellos con días de antelación, para saber dónde tiene que examinarse puesto que puede no ser en la sede del Centro Asociado, o pueden repartirse diferentes sedes en función de las carreras o los apellidos de los estudiantes.
En el procedimiento que más años ha perdurado en la UNED, los docentes de la Sede Central de la Universidad elaborábamos los formularios de exámenes. Los servicios de fotocopias de la institución, con control estricto por parte de un miembro del equipo docente, fotocopiaban el número necesario de ejemplares de examen que posteriormente eran ensobrados para cada Centro Asociado por parte del propio equipo docente.
Posteriormente los propios profesores de cada asignatura, en el día y hora señalados introducían estos sobres en el orden adecuado en las valijas (cofres de acero con cerradura de seguridad) que cada Centro Asociado tenía asignadas. En cada valija de cada centro se introducían ordenadamente todos los exámenes de la semana correspondiente y de todas las titulaciones de la UNED. Durante todo el proceso de envalijado, las valijas eran custodiadas por parte de las Secretarías Académicas de cada Facultad/Escuela y por el Vicerrectorado correspondiente.
Estas valijas en el día señalado eran enviadas por transporte de seguridad a cada uno de los Centros Asociados. Los Presidentes y Secretarios de cada Tribunal de examen nombrados por el Rector, eran portadores de una llave de la valija. Naturalmente esto que vengo contando era el sistema seguido hasta la irrupción de la denominada valija virtual. Pero antes de este sistema, en los inicios de la UNED eran los propios miembros de los tribunales los que portaban los exámenes tanto los formularios como, de regreso, las pruebas realizadas por los estudiantes. Dado el volumen que suponía progresivamente año tras año, al poco tiempo se comenzaron a usar valijas de madera y con candados… En fin, el sistema de valijas físicas fue el que más años ha pervivido en esta Universidad.
En ese sistema de valijas físicas, una vez que llegaba el lunes de inicio de una semana de exámenes, el tribunal extraía de la valija los sobres de todas las asignaturas de todas las carreras que corresponden a la sesión, por ejemplo, de las 9.00 horas de ese lunes (a esa hora en todos los Centros Asociados, con puntualidad absoluta, se realizan idénticos exámenes de idénticas asignaturas) y se pasaban a distribuir a los estudiantes presentes. Una vez finalizado el tiempo de la prueba, los exámenes eran introducidos por el tribunal en sobres (uno por cada asignatura en la que haya existido algún alumno examinándose). Los sobres se cerraban, se firmaban e introducían en otra valija, la de retorno. Esa operación se realizaba en todas y cada una de las sesiones de cada semana de exámenes y por parte de todos y cada uno de los tribunales de exámenes de esta Universidad.
Finalizada la semana, las valijas con los exámenes realizados retornaban a la Sede Central desde donde se distribuían a las Facultades/Escuelas y, posteriormente, las Secretarías Académicas de estos Centros hacían llegar los sobres concretos de las asignaturas concretas a los equipos docentes correspondientes para su proceso de corrección, elaboración de listados y actas y comunicación de los resultados a los estudiantes.
Como puede observarse, la seguridad del proceso de envío y custodia, junto al elevado número de exámenes (dependiendo éstos en cada caso del Centro Asociado), venía requiriendo un esfuerzo considerable tanto en logística como en transporte, que se aplicaba desde el proceso de creación y ensobrado por parte de cada Equipo Docente, el envalijado por las Facultades y Escuelas, el envalijado posterior agrupado por Centros Asociados, hasta el transporte final, custodia y realización de las pruebas en más de 70 Centros Asociados, repartidos por toda la geografía española y por la red de centros en el extranjero. Y posterior retorno de los exámenes realizados, etc. Ha de destacarse que históricamente con este sistema las incidencias producidas fueron mínimas. El mecanismo funcionaba con alta precisión no exenta de una elevada complejidad.
Toda esta complejidad obligó a acometer procesos de innovación que siguiesen respetando el hecho de la presencia física de cada estudiante en el momento de realización de cada prueba. El sistema informático que ahora se emplea viene permitiendo la organización de las pruebas, la autenticación y control de asistencias de los estudiantes, así como el control y la auditoría del reparto y recogida personalizados de las pruebas y la realización de actas. A este proceso se le denomina de “Valija Virtual”, complementado posteriormente por el sistema de “Valija de retorno”.
El funcionamiento de la Valija virtual tiene dos fases. En la primera, que se realiza algo más de un mes antes de las pruebas, se organiza la entrega y digitalizada de los exámenes por parte de los diferentes equipos docentes de manera distribuida, cada uno en un ordenador convenientemente securizado en su Facultad o Escuela o desde el propio ordenador del docente, utilizando su tarjeta de identificación electrónica. Este sistema informático recoge las diferentes Pruebas Presenciales y las encripta y envía para su almacenamiento y custodia en un servidor central.
La segunda fase transcurre en los Centros Asociados (en torno a 70), que disponen de equipos de descifrado e impresión rápida. El tribunal hace uso de la llave digital, y ajusta la fecha y hora de la prueba (que está controlada de forma centralizada para que nadie pueda abrir una prueba antes de que se pueda producir) y el sistema descifra y controla el acceso a los alumnos que tienen examen en dicha hora.
Este sistema permite a su vez la gestión de la asistencia, el control del tiempo de duración del examen y la ubicación de cada alumno en el aula, teniendo en cuenta la colocación de alumnos con su misma asignatura. Igualmente, permite la impresión sencilla de certificados por el Tribunal, a la salida del alumno del aula.
Con este sistema, los estudiantes llegan a su centro, entregan su carnet al miembro del tribunal de exámenes o al personal de apoyo. Un lector óptico procesa sus datos y el sistema informático genera un documento. Una impresora rápida imprime su examen, tanto el enunciado como las hojas que utilizará para su respuesta. La cabecera del examen impreso informa al alumno: de la posición que debe ocupar en el aula, del tiempo que dispone para su realización y, si es el caso, de los materiales que puede utilizar durante la prueba.
Los estudiantes han ocupado el lugar señalado por la valija virtual en el aula. Ninguno tiene a su lado, ni detrás, ni delante, a un compañero con el mismo tipo de examen. Los teléfonos han de permanecer apagados; la mesa libre de objetos, salvo los carnets, los bolígrafos y los folios sellados por la UNED. Ante cualquier duda, un miembro del tribunal acude a ayudar al examinando.
Durante la sesión de exámenes el tribunal puede controlar el desarrollo de la misma mediante la aplicación informática, que le permite: la identificación del alumno que ocupa cada puesto en el aula; el control individualizado del tiempo de que dispone cada uno (no todos los exámenes tienen la misma duración), con un sistema de avisos cuando algún alumno ha superado este tiempo; conocer la relación de exámenes pendientes de entregar por cada asignatura; obtener los listados de los alumnos presentados, etc.
El siguiente proceso es el que se denomina de Valija de retorno. Para la recogida de los exámenes se procede al escaneado de cada uno de ellos, una vez identificado de nuevo el alumno que entrega su prueba terminada. El sistema registra la entrega del examen y envía las imágenes digitales a la Sede Central. Los exámenes tipo test (pruebas objetivas) se registran en un fichero que permite, si se almacenan previamente las respuestas correctas, conocer el resultado de la prueba de inmediato. El propio sistema imprime el certificado de asistencia a la sesión. La imagen digital del examen realizado puede ser consultada también por el alumno examinado, una vez se identifique desde cualquier ordenador conectado a Internet.
Automáticamente se generan las actas al término de la última sesión del último día de la convocatoria: acta de constitución del tribunal, acta de estudiantes presentados por facultades, acta de incidencias generales, acta del calendario del tribunal y acta de asistencia a los exámenes. Todo ello se reporta automáticamente a los servidores de datos de la Sede Central.
En todo caso, todos los exámenes entregados en cada sesión, además de seguido el proceso digital señalado, se introducen físicamente en el sobre correspondiente. Estos sobres son inmediatamente cerrados, sellados y firmados legiblemente por un miembro del Tribunal tal y como se hacía en el procedimiento anterior.
Todos los exámenes vuelven a la Sede Central mediante el retorno telemático. Los exámenes físicos permanecen custodiados en los respectivos Cantros Asociados.
Esta Valija de retorno permite que los exámenes de los estudiantes ‘viajen’ a Madrid en línea nada más entregar el examen desde cualquier punto de la geografía. Esta valija de retorno posibilita recoger, clasificar y entregar los exámenes a los profesores de cada asignatura, directamente en su ordenador, eliminando así desplazamientos y reduciendo los tiempos de espera, con las mayores garantías de confidencialidad, seguridad y respeto a la normativa en vigor sobre conservación de originales y protección de datos.
El profesor de la asignatura tiene acceso a la copia de los exámenes, previa identificación, en cualquier terminal conectado a Internet. Se eliminan así los problemas derivados de la manipulación de exámenes, de la incorrecta identificación de sus autores o de la falta de datos. Se va disponiendo de aplicaciones que permiten realizar anotaciones directamente desde la pantalla, además de ir progresivamente permitiendo correcciones de tablets donde este tipo de anotaciones en un examen resulta más sencillo.
García Aretio
Catedrático Emérito de la UNED. Director/Editor de la RIED. Revista Iberoamericana de Educación a Distancia. Presidente de Honor - Cátedra UNESCO de Educación a Distancia (CUED).
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García Aretio (21 de abril de 2020). Evolución de las Pruebas Presenciales en la UNED de España. Contextos universitarios mediados. Recuperado 11 de diciembre de 2024 de https://doi.org/10.58079/cwq5
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